电话会议

多亏了这场大流行,我们中的大多数人都被迫开始参加电话会议,这很让人恼火。连接问题或某人忘记关闭麦克风会把电话会议变成一场噩梦。
幸运的是,情况正在好转,电话会议技术也不例外。由于现在很多人都在远程工作,音频和视频会议平台已经显著改善了我们的用户体验。
然而,每天要处理的电话会议数量的增加,已经成为远程员工和内部员工的一种新的慢性痛苦。因此,优化虚拟会议已成为许多经理和团队领导的首要任务。
如果你能理解这一点,那么我们就在这里帮助你!在本文中,您将发现一些有用的技巧,它们可以帮助您组织电话会议保持你的团队成员的积极性和生产力

处理技术问题

为了确保电话会议顺利进行,您需要采取的第一步是为电话参与者提供他们需要参与的信息和工具。有几件事你应该提前注意,以减少可能的问题。

  • 确保网络连接稳定。在你计划举行会议的地方,仔细检查你的连接速度和强度。让其他参与者做同样的事情。
  • 为参与者提供必要的配件。如果你要在办公室开会,确保为其他员工提供他们可能需要的所有必要配件,比如耳机和麦克风。很多的最佳50岁以下耳机雄鹿有一个内置的麦克风,使他们成为一个成本效益高的解决方案,对一个大的球队。
  • 发出指示。如果你想要其他工人及时加入电话会议,确保为他们提供他们需要的所有信息,如时间和日期应该举行会议时,会议的链接和密码。

记住,准备好参加虚拟会议是非常重要的,因为这可以让你的团队避免出现误解和延误。

制定礼仪规则

为了避免误解和尴尬的情况,你应该给其他电话参与者提供他们在会议中应该遵守的礼仪指导。这里列出了一些你应该考虑的事情!

  • 确定你愿意花多少时间来等待其他人加入这个电话。
  • 确保电话参与者知道他们不应该打断对方。相反,你可以鼓励他们在想发言的时候举起虚拟的手。
  • 确定您是否希望电话参与者遵循特定的着装规范。
  • 考虑是否希望通话参与者在加入通话时宣布自己。20个人互相问候可能会让人分心。
  • 无论何时你计划记录会议,都要通知与会者。
  • 确定使用耳机或一对耳机是必须的还是可选的。
  • 不让电话参与者同时处理多项任务在在线会议

为你的公司文化量身定做电话会议礼仪规则,可以确保每个人都知道在谈话中该怎么做。最重要的是,它将防止你在电话中浪费你的时间解释这些事情。

设定的期望

这也许是准备电话会议最关键的一步。首先,它可以让你决定你是否真的需要这个会议。你真的需要讨论这个话题吗?如果没有,你应该考虑发送一封电子邮件。
第二,明确讨论的主要主题、持续时间以及你们对其结果的期望。确定你是否希望人们在会议的某个环节分享他们的想法和观点,以及你是否应该这样做专注于开发解决方案一个特定的问题。
最后,确保你的同事认为电话会议是最后期限。这将使他们能够处理其目标并做好准备,从而使会议更有成效,更少耗费时间。

创建并坚持议程

如果你想让你的电话会议充满吸引力,你需要创建一个议程。最制定议程的有效方法就是把整个会议分成不同的时段,每个时段由一个人负责。因此,你将确保一个目标的所有方面都被涵盖,一旦他们被要求说出,没有人会感到惊讶。另一件你需要注意的重要事情是指派一个电话领导来促进讨论并鼓励积极参与。
有一个多功能的计划对于有效的远程通信是至关重要的,坚持它将使谈话更富有成效。此外,如果你注意到有些事情需要进一步讨论,可以考虑组织一个单独的会议来做这件事。

总结并寻求反馈

一定要确保在电话会议结束时留出一个单独的时间来结束会议。这是会议的一个重要部分,因为它允许团队成员就该主题提出问题或附加评论。最重要的是,它会让你确保每个人都了解会议的全部内容。
同样重要的是把要求用言语表达出来建设性的反馈让人们知道,分享他们的想法和批评的最佳时刻就是现在。虽然单独点名可能有点吓人,但这是收集反馈最有效的方式。其目的不是强迫参与者发言,而是确保每个人都有自己的时间和空间参与对话。

结论

在流感大流行期间,音频或视频会议可能会占用您的大部分工作时间,因此至关重要的是要确保它不会对您的团队的生产力产生负面影响。188宝金博网站为了取得成功,您应该从议程中删除所有不必要的、不需要涵盖的要点,并注意解决潜在的技术问题。
做好准备,并强调最终结果,这两点结合在一起,是想要召开一场轻松而吸引人的电话会议的关键。在电话开始前处理尽可能多的细节将节省你们所有人的时间,并让你的团队专注于手头的任务。

图片由Tima MiroshnichenkoPexels