电话会议

由于大流行,我们大多数人被迫开始参加会议电话,这可能非常刺激。连接问题或忘记静音他们的麦克风可以将电话会议呼叫变成噩梦。
幸运的是,情况正在好转,电话会议技术也不例外。由于现在很多人都在远程工作,音频和视频会议平台已经显著改善了我们的用户体验。
尽管如此,每天处理的会议电话数量增加已成为遥远和内部员工的新型慢性痛苦。因此,优化虚拟会议已成为许多经理和团队领导者的首要任务。
如果您可以与此联系,那么我们就可以帮助您解决!在本文中,您将找到几个有用的提示,这些提示应该帮助您组织会议电话让您的团队成员动力和生产力

照顾技术问题

为了确保电话会议顺利进行,您需要采取的第一步是为电话参与者提供他们需要参与的信息和工具。有几件事你应该提前注意,以减少可能的问题。

  • 确保稳定的互联网连接。在您计划进行会议的地方进行双重检查您的连接速度和强度。让其他参与者做同样的事情。
  • 为参与者提供必要的配件。如果您正在办公室设置会议,请务必为其他工人提供所有必要的配件,他们可能需要,例如耳机和麦克风。相当多的50岁以下的最佳耳机雄鹿有一个内置麦克风,使他们成为一个大型团队的经济效益的解决方案。
  • 发出说明。如果您希望其他工人及时加入电话会议,请务必向他们提供他们需要这样做的所有信息,例如会议应该发生的时间和日期,以及a链接到会议和密码。

请记住,接近准备的虚拟会议非常重要,因为它将允许您的团队避免处理误解和延误。

提出礼仪规则

为了避免误解和尴尬的情况,您应该向其他呼叫参与者提供礼仪指导,他们预计在会议期间将遵循。这是您应该考虑的事情清单!

  • 确定你愿意花多少时间来等待其他人加入这个电话。
  • 确保呼叫参与者知道它们不应该彼此打断。相反,您可以鼓励他们在他们想要发言时提高他们的虚拟手。
  • 确定您是否希望呼叫参与者遵循特定的衣服代码。
  • 考虑您是否希望随时随地宣布呼叫参与者宣布自己。二十个人互相问候可能最终会令人分心。
  • 每当您计划录制会议时会通知参与者。
  • 确定是否使用耳机或一对耳机是必要的或可选的。
  • 从多任务处理中劝阻呼叫参与者在线会议期间

创建会议电话礼仪规则,这些规则根据您的公司文化量身定制,以确保每个人都知道在谈话中如何行动。最重要的是,它将阻止您浪费您在呼叫期间解释这样的事情。

设定期望

这也许是准备电话会议的最重要的一步。首先,它允许您确定您是否实际需要该会议。你真的需要讨论这个话题吗?如果没有,您应该考虑发送电子邮件。
其次,澄清讨论,其持续时间以及对其成果的期望的主要话题。确定您是否希望人们在会议的某个部分或您是否应该分享他们的思想和意见专注于开发解决方案到某个问题。
最后,确保你的同事认为会议称为截止日期。这将使他们能够处理其目标并准备好,导致更加富有成效,耗时更少的会议。

创造并坚持议程

如果您希望您的会议呼叫参与,您需要创建议程。最多有效制作议程的方法是将整个会议分成单独的插槽,并使每个部分负责一个人。因此,您将确保所涵盖目标的所有方面,并且一旦被要求发言,就没有人会感到惊讶。您需要照顾的另一个重要事项正在为呼叫领导者提供促进讨论并鼓励积极参与。
拥有多功能计划对于有效的远程沟通至关重要,并坚持它将使谈话更加丰硕。此外,如果您注意到需要进一步讨论某些东西,请考虑组织单独的会议以执行此操作。

总结并要求反馈

始终确保在会议呼叫结束时创建一个单独的插槽,允许您在会议结束。这是会议的重要组成部分,因为它允许团队成员提出问题或对该主题的其他意见。最重要的是,它将允许您确保每个人都了解会议的全部内容。
它同样重要的是语言化要求建设性的反馈意见让人们知道现在分享他们的想法和批评的最佳时刻。在分开呼唤人们可能是恐吓时,它是收集反馈的最有效方式。意图不是强迫参与者谈论,而是确保每个人都有他们的时间和空间,为谈话做出贡献。

结论

音频或视频会议可能会在大流行时期占用您的大部分工作日,因此确保对团队的生产力产生负面影响至关重要。188宝金博网站要成功,您应该消除在会议上议程中不需要涵盖的所有不必要的积分,并处理解决潜在的技术问题。
正在准备和强调最终结果是一个组合,即涉及痛苦和有痛苦的电话会议。在呼叫开始之前处理尽可能多的细节将保存大量时间并允许您的团队留在手头的任务上。

拍摄者Tima Miroshnichenko.pexels.