电话会议

由于大流行,我们大多数人被迫开始参加会议电话,这可能非常刺激。连接问题或忘记静音他们的麦克风可以将电话会议呼叫变成噩梦。
幸运的是,事情变得更好,电话会议技术并不是这个规则的例外。由于许多人现在正在远程工作,音频和视频会议平台显着改善了他们为我们提供的用户体验。
然而,每天要处理的电话会议数量的增加已经成为远程和内部员工的一种新的慢性疼痛。因此,优化虚拟会议已成为许多管理者和团队领导者的首要任务。
如果您可以与此联系,那么我们就可以帮助您解决!在本文中,您将找到几个有用的提示,这些提示应该帮助您组织会议电话让您的团队成员动力和生产力.

照顾技术问题

您需要采取的初始步骤,以确保您的会议调用顺利进行,是提供呼叫参与者与他们需要参与的信息和工具提供。事先有几件事应尽量减少可能的问题。

  • 确保稳定的互联网连接。在您计划进行会议的地方进行双重检查您的连接速度和强度。让其他参与者做同样的事情。
  • 为参与者提供必要的附件。如果您正在办公室设置会议,请务必为其他工人提供所有必要的配件,他们可能需要,例如耳机和麦克风。相当多的50岁以下的最佳耳机雄鹿有一个内置麦克风,使他们成为一个大型团队的经济效益的解决方案。
  • 发出指示。如果你想让其他员工及时加入电话会议,一定要向他们提供参加会议所需的所有信息,如会议的时间和日期,以及会议的链接和密码。

请记住,接近准备的虚拟会议非常重要,因为它将允许您的团队避免处理误解和延误。

制定礼仪规则

为了避免误解和尴尬的局面,你应该向其他通话参与者提供他们在会议期间应该遵守的礼仪准则。这是你应该考虑的事情的清单!

  • 确定您愿意花在等待其他人加入通话的时间。
  • 确保呼叫参与者知道它们不应该彼此打断。相反,您可以鼓励他们在他们想要发言时提高他们的虚拟手。
  • 确定您是否希望通话参与者遵循特定的着装要求。
  • 想想你是否希望通话参与者在他们加入通话时宣布他们自己。二十个人互相问候可能会让人分心。
  • 当您计划录制会议时,通知与会者。
  • 确定使用耳机或一对耳机是强制性的还是可选的。
  • 阻止通话参与者同时处理多项任务在线会议期间

创建会议电话礼仪规则,这些规则根据您的公司文化量身定制,以确保每个人都知道在谈话中如何行动。最重要的是,它将阻止您浪费您在呼叫期间解释这样的事情。

设定期望

这也许是准备电话会议最关键的一步。首先,它允许你确定你是否真的需要那个会议。你真的需要讨论这个话题吗?如果没有,你应该考虑发一封电子邮件。
第二,明确讨论的主要议题,讨论的持续时间,以及你对讨论结果的期望。确定你是否希望人们在会议的某个部分分享他们的想法和观点,以及你是否应该这样做专注于开发解决方案到某个问题。
最后,确保你的同事认为会议称为截止日期。这将使他们能够处理其目标并准备好,导致更加富有成效,耗时更少的会议。

制定并坚持议程

如果您希望您的会议呼叫参与,您需要创建议程。最多制定议程的有效方法就是把整个会议分成不同的时间段,每个部分由一个人负责。因此,你将确保一个目标的所有方面都被涵盖,并且一旦被要求说出,没有人会感到惊讶。另一件你需要注意的重要事情是指派一个电话负责人,这将促进讨论并鼓励积极参与。
有一个多方面的计划对于有效的远程通信是至关重要的,坚持这个计划将使谈话更有成效。另外,如果你注意到有些事情需要进一步讨论,可以考虑组织一次单独的会议。

总结并征求反馈

始终确保在会议呼叫结束时创建一个单独的插槽,允许您在会议结束。这是会议的重要组成部分,因为它允许团队成员提出问题或对该主题的其他意见。最重要的是,它将允许您确保每个人都了解会议的全部内容。
它同样重要的是语言化要求建设性的反馈意见让人们知道现在分享他们的想法和批评的最佳时刻。在分开呼唤人们可能是恐吓时,它是收集反馈的最有效方式。意图不是强迫参与者谈论,而是确保每个人都有他们的时间和空间,为谈话做出贡献。

结论

音频或视频会议可能会在大流行时期占用您的大部分工作日,因此确保对团队的生产力产生负面影响至关重要。188宝金博网站要成功,您应该消除在会议上议程中不需要涵盖的所有不必要的积分,并处理解决潜在的技术问题。
做好准备和强调最终结果是一个结合,这是关键,当谈到有一个无痛和引人入胜的电话会议。在电话开始前处理尽可能多的细节将节省你们所有人的大量时间,并让你们的团队专注于手头的任务。

拍摄者蒂玛·米罗什尼琴科pexels.